ويمكن أن تساعد خطة العمل رجل الأعمال في تخصيص الموارد بشكل مناسب، والتعامل مع أية مشاكل غير متوقعة، واتخاذ قرارات تجارية صائبة.
 

إذ أن خطة جيدة التنظيم تشكل جزءا أساسيا من أي طلب للحصول على قرض. وينبغي أن تحدد كيفية قيام الشركة التجارية بتسديد أي أموال مقترضة. كما يتعين على صاحب المشروع التجاري أن يأخذ في الحسبان ويراعي كافة نفقات بدايات المشروع والأخطار المحتملة لكي لا يبدو ساذجاً.
 

ومع ذلك، فإن هناك سوء فهم شائعا استنادا لأندرو زاخاراكيس وهو أن خطة العمل تستخدم أساساً لجمع رأس المال. ويشير زاخاراكيس، الذي يعمل أستاذاً محاضراً في مادة تنظيم المشاريع التجارية الحرة في كلية بابسون، إلى أن الهدف الأساسي من خطة العمل هو مساعدة رجال الأعمال على كسب فهم أعمق للفرص المتاحة التي يتصورونها. وقال مفسراً "إن عملية خطة العمل التي يضعها صاحب المشروع التجاري تساعده في تشكيل رؤيته الأصلية وتحويلها إلى فرصة أفضل عن طريق طرح الأسئلة الحرجة، والبحث عن أجوبة عن هذه الأسئلة، ومن ثم الإجابة عليها."
 

يضع بعض رجال الأعمال خطتين هما: وثيقة التخطيط للاستخدام الداخلي ووثيقة التسويق لجذب الاستثمار الخارجي. وفي هذه الحالة، فإن المعلومات الواردة في كل خطة هي في الأساس نفسها، ولكن التركيز يختلف إلى حد ما. فعلى سبيل المثال، إن الوثيقة الداخلية التي ترمي إلى توجيه وإرشاد الشركة لا تحتاج إلى سير ذاتية مفصلة لأعضاء الجهاز الإداري فيها، أما الخطة التي تهدف إلى التسويق، فإن خلفية وتجربة أعضاء الجهاز الإداري قد تكون الميزة الأكثر أهمية في الخطة.
 

تقع خطة العمل النموذجية عادة في حوالي 40 صفحة، وينبغي أن تستخدم الأدوات البصرية والمرئية بأسلوب حسن التنسيق، مثل القوائم المنقّطة والفقرات القصيرة، وينبغي أن تكون اللغة سلسة وخالية من المصطلحات والمفردات التخصصية وسهلة الفهم.
 

وينبغي أن تتبع نغمتها ولهجتها الأسلوب التجاري المعهود وأن تكون مفعمة بالحماسة، وينبغي أيضا أن تكون قوية في سرد الحقائق من أجل إقناع الناس باستثمار المال أو الوقت في المشروع التجاري الجديد.
 

العناصر الأساسية لخطة العمل الموحدة تشمل ما يلي:
 
• عنوان الصفحة
• قائمة المحتويات
• ملخص تنفيذي
• نبذة عن الشركة
• المنتج/ الخدمة
• السوق والمنافسة
• إستراتيجية التسويق والبيع
• خطة التشغيل
• الإدارة/ والتنظيم
• التمويل
• الوثائق الداعمة

 
والملخص التنفيذي هو حجر الزاوية في أية خطة جيدة. فهذا هو القسم الذي يقرأه الناس من أجل تقرير ما إذا كانوا سيقرأون بقية الوثيقة، ولذلك ينبغي أن يلخص بإيجاز التفاصيل التقنية والتسويقية والمالية والإدارية. والأهم من ذلك، لا بد أن يقنع القارئ أن المشروع الجديد هو استثمار ذو جدارة. أما وصف الشركة فينبغي أن يبرز حلم صاحب المشروع التجاري وإستراتيجيته وأهدافه. وينبغي أن يشدد قسم المنتج /الخدمة على خصائص ومزايا المشروع التجاري الجديد. وما يميزه عن الشركات المنافسة له؟ وهل هو مبتكر؟
 

أما المكونات المالية لخطة عمل المشروع الجديد فتشمل عادة على ثلاثة تقديرات هي: الميزانية، بيان الدخل، وتحليل السيولة النقدية. وتتطلب هذه التقديرات تقديرات مفصلة للنفقات والمبيعات. ومن السهل نسبياً تقدير النفقات. أما تقدير المبيعات فهو يستند عادة إلى أبحاث السوق، وغالبا ما يستخدم بيانات مبيعات لمنتجات مماثلة وخدمات تنتجها شركات منافسة.
 

إن صياغة خطة عمل قد تبدو أمراً مجهداً. ومع ذلك، فإن هناك سبلاً لجعل العملية أكثر سهولة. أولاً، هناك العديد من مجموعات البرامج الحاسوبية المتخصصة في وضع خطط عمل موحدة أو قياسية. وهناك كتب عديدة حول مشاريع الأعمال التجارية الحرة وروح المبادرة تحتوي على تعليمات مفصلة لهذا الغرض، وهناك العديد من الجامعات التي ترعى برامج للشركات الجديدة.