الإنسان الناجح والفعّال في هذه الحياة ليس الإنسان المنتج أو الذي ينجز الأمور فقط، بل هو الإنسان الذي يحقق النتائج المطلوبة في الوقت المتاح. لذا تأتي مهارة ترتيب الأولويات و يقصد بها عملية ترتيب الأهداف والمهام والأعمال ابتدءا من المهم فالأهم، بحيث يتمكن الإنسان من تحقيق أهدافه في الوقت المتاح أمامه. الجدول التالي يساعد في ترتيب الأولويات التي تؤدي بها مهامك:

الأولوية نوع العمل
                هام جدا         ضروري          غير ضروري
عاجل               
غير عاجل 

المربع الأول: هام جدا وعاجل
هذه أمور تفرض نفسها علينا، فهي هامة جدا، لابد من عملها ولكنها عاجلة لا يمكن تأخيرها إلى وقت آخر. ومن أمثلة ذلك: العبادات أو الواجبات أو المسؤوليات التي يجب أداؤها.
المربع الثاني: هام جدا وغير عاجل
وهذه أمور هامة جدا ومطلوب إنجازها ومتابعتها ولكنها غير عاجلة، ولذلك يمكن تأجيلها وتأخيرها والتسويف في عدم مباشرتها. ومن أمثلة ذلك: تحديد أهدافك في الحياة، التخطيط للمستقبل.

المربع الثاني: هام جدا وغير عاجل
هذه أمور هامة جدا ومطلوب إنجازها ومتابعتها ولكنها غير عاجلة، ولذلك يمكن تأجيلها وتأخيرها والتسويف في عدم مباشرتها. ومن أمثلة ذلك: تحديد أهدافك في الحياة، التخطيط للمستقبل.

المربع الثالث: ضروري وعاجل
وتندرج في هذا المربع جميع المهام والمسؤوليات الضرورية التي تعتبر أقل أهمية من المربع الأول، ولكن لها صفة الاستعجال، ومن ثم فإن هناك ضغوطا علينا لمباشرتها وإنجازها.
 و من أمثلة ذلك: تصحيح أخطاء الواجبات قبل تسليمها للأستاذ ، الجلوس في المنزل لانتظار الآخرين.
المربع الرابع: ضروري وغير عاجل
ويندرج في هذا المربع جميع المهام والمسؤوليات الضرورية والتي يمكن تأجيلها، والتسويف في عدم مباشرتها، ومن أمثلة ذلك: إعداد الميزانية المطلوبة بعد شهر، القراءة، موعد طبيب الأسنان، تخطيط الإجازة.

 
المربع الرابع: ضروري وغير عاجلويندرج في هذا المربع جميع المهام والمسؤوليات الضرورية والتي يمكن تأجيلها، والتسويف في عدم مباشرتها، ومن أمثلة ذلك: إعداد الميزانية المطلوبة بعد شهر، القراءة، موعد طبيب الأسنان، تخطيط الإجازة.

المربع الخامس:غير ضروري وعاجل
ويندرج في هذا المربع أغلب الأمور التي تتسبب في تضييع أوقاتنا، حيث تواجهنا أهداف ومهام تافهة وهامشية ليست ضرورية وليس لها فائدة تذكر في تحقيق أهدافنا في الحياة، ولكن هذه الأمور نضطر إلى القيام بها  بسبب السياقات التي تتم فيها صفة الاستعجال. ومن أمثلة ذلك: المكالمة الهاتفية غير الهادفة، والزائر الثقيل الذي يفاجئك في وقت غير مناسب.
المربع السادس: غير ضروري وغير عاجل
ويندرج في هذا المربع أسوأ أنواع مضيعة الوقت، مثل مشاهدة التلفزيون لأوقات طويلة، المبالغة في تمضية الوقت في قراءة الجرائد والمجلات، والمبالغة في الاسترخاء والنوم، أو التنزه في الأماكن العامة لأوقات طويلة.

 المربع السادس: غير ضروري وغير عاجلويندرج في هذا المربع أسوأ أنواع مضيعة الوقت، مثل مشاهدة التلفزيون لأوقات طويلة، المبالغة في تمضية الوقت في قراءة الجرائد والمجلات، والمبالغة في الاسترخاء والنوم، أو التنزه في الأماكن العامة لأوقات طويلة.

توجيهات مهمة عند ترتيب الأولويات:
• تذكر عند التفكير في الأولويات والتعامل معها وتحديدها، أنها لا تأتي من فراغ، بل لابد من أن تكون هذه الأولويات مبنية على رسالة واضحة.
• يجب ممارسة ترتيب الأولويات على جميع مستويات الأهداف، فهناك أولويات للأهداف بعيدة المدى وأولويات للأهداف متوسطة المدى وقريبة المدى.
• تذكر أن أفضل شخص يحدد أولوياتك هو أنت، ولكن لا بأس من الاستعانة بالآخرين والاستفادة مما يقدمونه من أفكار.
• هناك نوعان من الأولويات: نوع ثابت وهو ما يتعلق بالعبادة، ونوع متغير وهو ما يتعلق بعملك والظروف الاجتماعية.
• تعلم قول كلمة "لا"، ويقصد هنا الاعتذار عن الأعمال والارتباطات والمهام التي لا يُرى منها فائدة.
• يفضل الاحتفاظ بمذكرة أو قائمة يومية تتضمن الأعمال التي يُراد تنفيذها، لأنها تساعد على تحديد الأولويات.